各種書類には５年間の保管義務があるので、ぜ～んぶPDF化してサーバーに
保管しておけばいいのですが、ま、これからの書類はそうして行きたいです。
しかし、これまでの書類が系統だてて整理されていない紙として残っていて
実際のところ現在から要るかどうか判断するのも手間ですし、ドキュメント
スキャナーする手間も惜しい。
ホンマに「それ、保管しておく必要のある書類か？」
とも言っていられないので、倉庫の中に他のモノと混ざって保管されていた
書類のダンボールを、系統だてて小さめの倉庫へと移動させてくれています。
当初からルールを作って上手く運用していれば、必要のないスペースと労力。
きっと半分以上は、保管しておく必要のないモノを保管しているような気が。
スペースと労力を金額へと変換すれば、ものすごいことになるなぁ・・・
う～ん、当初からもっと積極的に関わって行くべきでしたが、任せっきりに
していたワタクシ自身のせいでもあります。
「見る。見渡す。考える。」との社訓を活かして、要るのか、要らないのか、
を、しっかり考えて欲しいですし、そもそも、この日が来ることを想像して
書類のフォーマットを揃えておくとか、通し番号を振っておくとか・・・
もしかして同じ部署の同じ目的の書類でバラバラのフォーマットだったり？
ウチもこういった面が弱いですから、ひとりひとりの知識とスキルアップを
進める教育と、統一された仕組みづくりが急がれます。
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